Zarządzanie wymaga delegowania zadań, które pracownicy muszą wykonać, aby osiągnąć pożądane przez szefa i firmę rezultaty. Jeżeli jednak awansowałaś na stanowisko kierownicze i teraz zarządzasz zespołem składającym się z Twoich kolegów i koleżanek, to delegowanie może być dla Ciebie niekomfortowe, a co za tym idzie być może będziesz próbowała go unikać. Obawy jakie Ci towarzyszą są naturalne: Co sobie o mnie pomyślą? Powiedzą, że rozkazuję i w głowie mi się poprzewracało? Pewnie są to dokładnie takie myśli. Potrzebujesz zmienić w sobie te przekonania, a stanie się to wtedy, gdy w pierwszej kolejności nauczysz się tego jak skutecznie delegować zadania.

 

CO WŁAŚCIWIE OZNACZA DELEGOWANIE?

Jest to:

  • przydzielanie zadań innym
  • upoważnienie do wykonania zadań
  • powierzenie odpowiedzialności za rezultat wykonania zadań

Ma ono kluczową rolę, ale zwłaszcza my kobiety mamy z nim jakiś problem. Dzieje się tak, gdyż tak wiele z nas ma syndrom Zosi Samosi i chce wszystko robić samodzielnie, a wynika to z kilku przekonań:

  • chcemy dbać o to, do czego się zobowiązałyśmy,
  • uważamy, że my zrobimy to najlepiej, albo nikt nie zrobi tego tak jak my,
  • potrzebujemy mieć to pod kontrolą.

Musisz jednak dopuścić do siebie prawdę, która mówi o tym, że delegowanie jest sposobem na to, aby zadanie było wykonane w ustalonym terminie, ustalonej jakości i ilości, w sposób dokładny i przy optymalnym wykorzystaniu zasobów. Są zadania, które powinnaś wykonywać osobiście, ale jest też mnóstwo zadań, które zwyczajnie powinnaś oddać, chociażby dlatego, że Twoja stawka godzinowa zupełnie nie przystaje do niektórych zadań, które próbujesz robić samodzielnie.

 


PRZYKŁAD:

Zarabiasz 7 tysięcy brutto- to jakieś 5 tysięcy netto. Twoja stawka godzinowa netto to ok 31zł .

Twój pracownik zarabia 4 tysiące brutto- to jakieś 2,8 tysiąca netto. Jego stawka godzinowa to ok 17,5zł

Czy naprawdę sądzisz, że firma, która Cię zatrudnia chce, abyś kserowała dokumenty, obsługiwała klientów, przygotowywała umowy za 31zł za godzinę, podczas, gdy te same czynności (i wiele innych ) bardzo skutecznie może wykonać Twój pracownik, którego praca jest o połowę tańsza.


 

Myślę, że Twoje wątpliwości pomoże rozwiać grafika, którą mam dla Ciebie w prezencie. Doprecyzowuje ona, które zadania delegować, a które powinny zostać przy Tobie. Grafikę może pobrać klikając TUTAJ 🙂

 

DLACZEGO WARTO DELEGOWAĆ?

Kolejną kwestią jest to, że musisz uwolnić swój czas, który jest potrzebny do tego, abyś mogła z sukcesem wykonać zadania managerskie, których w żaden sposób nie zdelegujesz, bo są dedykowane właśnie Tobie. Jeśli będziesz zajmowała się zadaniami operacyjnymi, to możesz zapomnieć o skuteczności managerskiej, bo ta wymaga tego, abyś skupiła się na strategii.

Dlaczego jeszcze warto delegować?

  • zwiększasz efektywność swoją  i zespołu,
  • korzystasz optymalnie z umiejętności swoich ludzi,
  • właściwie korzystasz z dostępnych Ci zasobów,
  • motywujesz i angażujesz pracowników,
  • właściwie delegując rozwijasz swoich ludzi.

Nie obawiaj się, ale zapamiętaj, że celem delegowania nie jest ani to, żebyś Ty unikała nudnych i rutynowych zajęć ani to, żebyś przeciążała swoich ludzi.

 

 

KOMUNIKACJA- JAK SKUTECZNIE DELEGOWAĆ ZADANIA?

Kolejnym elementem delegowania jest jego komunikacja, którą też mocno ćwiczymy na szkoleniach z budowania autorytetu. Gdy już podejmiesz decyzję o delegowaniu jakiegoś zadania, które standardowo do tej pory nie należało do danego pracownika, lub jest zadaniem jednorazowym, to Twój komunikat powinien zawierać pewne elementy, które wpłyną na jego skuteczność.

  1. co jest do zrobienia? – Opisz zadanie i zawrzyj w opisie to, na czym Ci najbardziej zależy.
  2. szerszy kontekst– Opowiedz krótko o tym, dlaczego to zadanie jest ważne. Pozwól pracownikowi poczuć, że jego praca ma znaczenie dla całości wyników, a zwiększy się jego zaangażowanie.
  3. termin– Ustal do kiedy zadanie ma być wykonane.
  4. sprawdź odbiór– To bardzo ważny element całej komunikacji. Na tym etapie powiedz: Chciałabym mieć pewność, że dobrze Ci wszystko przekazałam, dlatego chciałam Cię spytać, jak mnie zrozumiałeś? Jakbyśmy mogli jeszcze raz, dla pewności powtórzyć sobie nasze ustalenia… Naturalnie to pracownik ma powiedzieć Ci, co i jak jest do zrobienia. Nie przeraź się, może się bowiem okazać, że im bardziej skomplikowane zadanie, tym bardziej Twój przekaz będzie odebrany niezgodnie z Twoją intencją. Może Cię to zdziwić, może zdenerwować, bo przecież my sami doskonale wiemy, co mamy na myśli. Spójrz na to jednak inaczej… Dzięki temu elementowi komunikacji w delegowaniu masz ogromną szansę:
  • uniknąć nieporozumień w czasie wykonywania zadania,
  • zwiększyć szansę na pozytywny efekt wykonania zadania przez pracownika,
  • uzyskać satysfakcję pracownika, który wykona zadanie zgodnie z Twoimi oczekiwaniami i na czas,
  • na własną satysfakcję, że Twoje delegowanie działa, Twój zespół jest efektywny i osiągacie wyniki, bo działacie jak dobrze naoliwiona maszyna.

TWOJE OBAWY JUŻ NIE TAKIE STRASZNE

Teraz jak już wiesz, czym jest delegowanie, dlaczego, co i jak powinnaś delegować, to czas zająć się Twoimi obawami jako nowej Szefowej. Zacznę chyba od tego, że Twoi ludzie po prostu oczekują tego, że delegować będziesz. Złościć się mogą na Ciebie, jeśli zrobisz to niewłaściwie (co teraz się już nie stanie, bo masz powyższe wskazówki). Początki po awansie zawsze są trudne, a to dlatego, że w każdym jest jeszcze sporo emocji. Ty jesteś szczęśliwa, ktoś inny zawiedziony, bo to nie on awansował, ktoś inny zły, bo wolałby, aby szefowała inna osoba, jeszcze ktoś inny Ci kibicuje, bo w Ciebie wierzy. Te emocje, jak wszystkie powoli opadną i ustąpią miejsca innym odczuciom na temat tego, jak zarządzasz. Zarządzanie to czasownik, więc będziesz oceniana nie po tym, co mówisz, ale po tym, co robisz. Działaj na spokojnie, bo pośpiech to najgorszy doradca.