Uwielbiam i bardzo wierzę w małe kroki, które wykonywane konsekwentnie prowadzą do osiągnięcia postawionych sobie celów. Poza tym odkąd mam styczność z branżą produkcyjną, to cały temat Kaizen stał się mi znacznie bliższy i tak jakoś nasze ścieżki online z Agatą (autorką dzisiejszego wpisu) się spotkały. Przed Tobą bardzo ciekawy wpis, który w prosty sposób (kochamy prostotę) pokazuje, jak zaangażować pracowników i poprawić efektywność zespołu. Po co Ci wyszukane formy, jeśli rozwiązanie jest na wyciągnięcie ręki…

Oto tekst Agaty Stachurskiej z bloga Och Malina:

Jak zaangażować zespół w 5 minut?

Brak zaangażowania pracowników to częsty problem managerów. Przyczyn jest wiele. To może być brak odpowiedniej komunikacji w zespole lub nadmierna kontrola przełożonego, która zniechęca do podjęcia odpowiedzialności za własne zadania. To również zbyt stresująca lub wręcz zbyt luźna atmosfera w pracy. Czy Managerka może sobie z tym poradzić? Oczywiście, że tak!

 

Jedno narzędzie, wiele korzyści

Gdybym miała wybrać jedno narzędzie, które jednocześnie zaangażuje zespół, zwiększy efektywność pracy i pozwoli na elastyczne planowanie zadań – wybrałabym codzienne odprawy. Są to krótkie codzienne spotkania z zespołem, które organizuje się na początku dnia (zazwyczaj do 2 godzin od rozpoczęcia dnia pracy).

 

Codzienne raportowanie

Odprawy mają jeden podstawowy cel – raportowanie. W trakcie spotkań omawiamy status działań z dnia poprzedniego, planujemy kolejny dzień oraz przekazujemy istotne dla zespołu wiadomości.

 

Dla Managerki to główne źródło informacji na temat bieżących wyników zespołu oraz problemów, z jakimi spotykają się na co dzień pracownicy. Dzięki tym informacjom będziesz mogła natychmiast zareagować na zmiany i odstępstwa od zakładanych celów, nadać priorytety zadaniom oraz wprowadzać poprawki do planów tygodniowych i długoterminowych.

 

Nie będzie też musiała czekać na comiesięczne raporty w PowerPoincie i rozwiązywać problemy w momencie, kiedy zdążą urosnąć do poziomu katastrofy Challengera. Nie – Managerka dowie o problemie w momencie jego pojawienia się i szybciutko się go pozbywa.

 

 

Rola Managerki – rozwiązywanie problemów

To właśnie sposób w jaki rozwiązujesz problemy wpływa na zaangażowanie zespołu. Od Twojej postawy zależy, czy zespół Ci zaufa, czy też będzie Cię olewał. Pomyśl sama – czy Ty zaangażowałabyś się w wykonywanie obowiązków, jeśli twój szef (lub szefowa) nie dałby Ci odpowiedniego wsparcia? Ja na pewno nie.

 

Dlatego nigdy nie odsyłaj pracowników z problemem, ale też nie wszystkie z nich musisz brać na swoje barki. Większość z nich zespół może rozwiązać samodzielnie, lecz być może jeszcze o tym nie wie lub uważa, że to nie do niego należy decyzja, co zrobić.

 

W prosty sposób możesz nad tym zapanować. Jeśli podczas spotkania pracownik zgłosi problem, po prostu go zapytaj: “A jakie rozwiązanie proponujesz?”. Tym pytaniem pokażesz pracownikowi, że cenisz jego zdanie i ufasz jego kompetencjom. Poza tym sama nie musisz głowić się nad rozwiązaniem. Podwójne zwycięstwo.

 

A co zrobi pracownik, który poczuje moc i sprawczość? Będzie bardziej chętny do podejmowania nowych wyzwań.

 

Jak się zatem zabrać do prowadzenia odpraw? Oto najważniejsze wskazówki.

Przygotuj miejsce spotkań. Do przeprowadzenia odpraw potrzebujesz tyle miejsca, ile zajmie twój zespół, stojąc. Tak, stojąc, bo na siedząco jest zbyt wygodnie i łatwiej o przekroczenie granicy pomiędzy raportowaniem, a pogaduszkami przy porannej kawie.

 

Odprawy zazwyczaj odbywają się przy tablicach wyników, więc jeśli nie prowadzisz tablicy, rozważ jej zakup. Miejsce odpraw powinno się stać centrum dowodzenia operacyjnego dla Ciebie i twojego zespołu.

 

Zdefiniuj mierniki i tematy do omówienia.. Efektywność, status projektu, jakość, absencja – wybierz takie, z którymi musisz być na bieżąco. Skup się tylko na najważniejszych, w przeciwnym wypadku będziecie się “odprawiać” dwie godziny.

 

Określ kto powinien brać udział w odprawie. Czy to powinien być cały zespół, czy tylko przedstawiciele. Liczba uczestników zależy od wielkości zespołu, który prowadzisz. Zarządzasz grupą kierowników – niech przyjdą tylko oni i przekażą informacje swoim zespołom. Zarządzasz kilkuosobowym działem? Zaangażuj wszystkich w spotkania.

 

Rozważ również uczestnictwo osób z działów, z którymi współpracujesz. Wspólnie będzie Wam łatwiej rozwiązywać bardziej zawiłe problemy.

 

Ustal czas i agendę. Spotkanie najlepiej ustalić w godzinach porannych, kiedy jeszcze nie wchłoną Was codzienne zadania. Nie powinno trwać dłużej niż 15 minut. 30 to maksimum. Jeżeli omówienie jakiegoś tematu zajmuje więcej niż 30 minut, to nie jest to temat na odprawę.

 

W zbyt wielu firmach spotkania to wciąż doskonała okazja do przesiedzenia i plotkowania. Odprawa do tego nie służy – ma swój jasno określony cel i powinna być prowadzona w żołnierski sposób: krótko, zwięźle i na temat. Żeby nie zapomnieć o niczym, przygotuj agendę, której będziecie się trzymać.

 

Odprawa musi być prowadzona każdego dnia. Nie 2 razy w tygodniu, nie tylko w poniedziałki lub piątki. I nie ma mowy o odpuszczaniu – odpuścisz raz, za drugim razem przyjdzie Ci to łatwiej. Zadbaj o nawyk uczestnictwa w spotkaniach, stosuj listy obecności i pokaż, że odprawa przynosi korzyści każdemu pracownikowi. Już na samym początku ustal osoby, które poprowadzą spotkanie w razie Twojej nieobecności.

 

Niech każdy uczestnik się wypowie. W końcu każdy pracownik ma przydzielone zadania, więc powinien się z nich rozliczyć i zaraportować status.

 

Najważniejszy punkt na koniec:

 

Odprawa nie jest miejscem na szukanie winnych. To miejsce na zgłaszanie problemów i rozwiązywanie problemów w atmosferze wsparcia, pozbawionej złych emocji. Szukanie osób winnych złej sytuacji nie jest dobrym sposobem na zarządzanie. Nigdy.

Wiesz za co jeszcze lubię odprawy? Są elastyczne. Nie ma żelaznych zasad co można, a czego nie można robić w trakcie odpraw. Macie ulubioną piosenkę? Czemu by jej nie włączać jako sygnał do rozpoczęcia spotkania? To, w jaki sposób rozpoczniecie dzisiejszy dzień, wpłynie na wyniki raportowane jutro. Pamiętaj o tym, Managerko!

 

O autorce

Agata Stachurska. Ma hopla na punkcie Lean Management, Kaizen, Problem Solving oraz Six Sigma. Na co dzień pracuje w koncernie, po pracy dzieli się swoim doświadczeniem na blogu www.OchMalina.pl.