Chcesz porozmawiać z pracownicą, która ze względu na swoją trudną sytuację domową coraz częściej (kilka razy w tygodniu) prosi o możliwość wcześniejszego wyjścia z pracy. Reszta zespołu pracuje co najmniej 8 godzin, zaś wyjścia prywatne są wyjątkiem i zdarzają się jednorazowo. Sytuacja przeciąga się w czasie. Rozumiesz sytuację swojej pracownicy i jednocześnie rozumiesz narastającą frustrację reszty zespołu. Obawiasz się rozmowy, w czasie której chcesz odmówić kontynuowania tej sytuacji lub znaleźć inne wyjście.

 

Z czego wynika trudność w przeprowadzeniu tej rozmowy?

Trudność prawdopodobnie wynika z empatii, którą odczuwasz. Pamiętaj jednak, że nie tylko pracownik ma problem, masz go również Ty. Jeśli zgodzisz się na jego prośbę, wówczas Twoim wyzwaniem jest reszta zespołu- ich poczucie braku sprawiedliwości, spadek zaangażowania oraz wielki minus jaki u nich masz.

W związku z tym warto poszukać rozwiązania, które będzie fair dla obu stron. Jak zatem zabrać się za tą rozmowę?

Jak się domyślasz, Twój przekaz może się spotkać z reakcją emocjonalną. Wskazówka numer jeden- nie rozmawiaj w sposób racjonalny z osobą , która ma wysoki poziom emocji. To się po prostu nie uda. Co ciekawe jest to jedna z naczelnych zasad customer service. Gdy przychodzi do Ciebie wzburzony klient, to w pierwszej kolejności dajesz przestrzeń na jego emocje i wyrażenie tego, z czym do Ciebie przyszedł, następnie wyrażasz zrozumienie dla Jego odczuć, a dopiero później przystępujesz do racjonalnego podejścia do sprawy i jej rozwiązania.

Podobnie jest z pracownikiem- jeśli po trudnym komunikacie emocje pracownika rosną, wówczas skup się na tych emocjach i dostosuj do nich to, jak Ty się zachowasz. Nie przekrzykuj emocji racjonalnością, bo w tej konkretnej chwili jest to absolutnie niemożliwe. Jeśli zależy Ci, aby dotrzeć do pracownika i znaleźć rozwiązanie, to nie możesz nie zauważyć jego emocji. Z drugiej strony sama przecież też jesteś człowiekiem i emocje nie są Ci obce- zwłaszcza, gdy słyszysz niektóre słowa od pracowników (pewnie aż się w Tobie gotuje).

 

 

Jak zatem sobie pomóc, aby komunikaty w trudnej rozmowie nie podsycały, a raczej były neutralne?

Polecam Ci używanie języka neutralnego, który:

  • Jest wolny od osądów, obwiniania i założeń
  • Nie ocenia
  • Skupia się na faktach, informacjach i doświadczeniach osoby, z którą rozmawiasz

 

Jak to zrobić?

  • Stwierdzaj fakty, nie kieruj się emocjami
  • Zmień przebieg rozmowy
  • Używaj stwierdzenia ,,Ja’’, a rzadziej osądzającego ,,Ty’’
  • Przekazuj informacje pojedynczo

 

Czas na kilka przykładów

Oto zdania przekształcone na język neutralny:

  1. Mam do Ciebie uprzejmą prośbę: Nie przychodź do mnie z każdą bzdurą.

Język neutralny: Przyszedłeś do mnie z problemem. Jak chcesz go rozwiązać?

 

  1. Zawsze widzisz same przeszkody. Zacznij myśleć bardziej pozytywnie!

Język neutralny: W jaki sposób chciałabyś/ mogłabyś usunąć przeszkody?

 

  1. Traktujesz ten konflikt zbyt emocjonalnie. Zastanów się lepiej, po której stronie leży wina.

Język neutralny: Jak myślisz, co możesz zrobić, aby rozwiązać ten konflikt?

 

A teraz czas dla Ciebie

Spróbuj przekształcić poniższe zdania na język neutralny:

  1. Wykaż więcej kreatywności zamiast stale powielać stare schematy

Język neutralny: ___________________________________________________________

 

  1. Za każdym razem , gdy zlecam Ci dodatkowe zadanie, masz obrażoną minę. Czy można wiedzieć , o co Ci chodzi?

Język neutralny: ___________________________________________________________

 

I jak Ci poszło?

Koniecznie daj znać w komentarzu poniżej.